Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Naiskuoroliiton henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 18.12.2018 ja päivitetty 17.5.2023.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Suomen Naiskuoroliitto, Iisalmen Naistentalo, Pohjolankatu 9b, 74100 IISALMI.

Sähköposti: toimisto@naiskuoroliitto.fi. Y-tunnus 0872845-0.

2. Rekisterin nimi

Suomen Naiskuoroliiton yhdistysrekisteri sekä yhdistysten jäsenrekisteri, koulutusrekisteri, markkinointi- ja myyntirekisteri, palkkahallinnon rekisteri, royaltyjensaajarekisteri, sidosryhmärekisteri, jäsenkirjeen tilaajarekisteri.

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri sisältää yhdistyksen jäsenten ja entisten jäsenten sekä yhdistyksen tai Suomen Naiskuoroliiton toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä kunniajäsenten henkilötietoja. Lisäksi rekisteri sisältää Suomen Naiskuoroliiton järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Ensisijaisesti henkilötietoja käytetään Suomen Naiskuoroliiton toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen ja yhteydenpitoon jäsenten ja sidosryhmien suuntaan.

Jäsenyyksien ylläpito (jäsenyysvuodet, laulu- ja ansiomerkkitilastot, merkkipäivät)

Jäsentiedottaminen

Koulutuksien ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen, tulosten julkaisu)

Koulutustiedot

Valokuvaus ja videointi (koulutuksiin/julkisiin tapahtumiin osallistuneilta)

Sähköinen jäsenviestintä

Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)

Laskutus

Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), yhdistys, luottamustoimi, mahdolliset demografiatiedot (mm. syntymäaika, ruokavalio), laskutustiedot, jäsensuhdetta koskevat tiedot (liittymisvuosi), laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säilytämme rekisteröityneen tietoja yllä vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3. "Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus" määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja Suomen Naiskuoroliiton määräysten mukaisesti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja säännönmukaisesti muille tahoille eikä siirrä niitä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms. järjestämisen yhteydessä rekisteröityneestä henkilöstä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille, esim. majoituksen ja ruokailun järjestäjille.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita tietosuojaturvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja että tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).