Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Naiskuoroliiton henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.12.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Naiskuoroliitto, Iisalmen Naistentalo, Pohjolankatu 9b, 74100 Iisalmi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hilkka Heikkilä, hilkka.heikkila@naiskuoroliitto.fi, 040 5596 358, tietosuojavastaava

Helena Toivanen, helena.toivanen@naiskuoroliitto.fi, 050 0205 525, varapuheenjohtaja

3. Rekisterin nimi

Suomen Naiskuoroliiton yhdistysrekisteri sekä yhdistysten jäsenrekisteri, koulutusrekisteri, markkinointi- ja myyntirekisteri, palkkahallinnon rekisteri, sidosryhmärekisteri, uutiskirjeen tilaajarekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja entisten jäsenten sekä yhdistyksen tai Suomen Naiskuoroliiton toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä kunniajäsenten henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Suomen Naiskuoroliiton järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. (Henkilön liittyessä jäsenkuoron jäseneksi syntyy henkilön ja kuoron välille sopimus, joka sallii henkilötietojen käsittelyn sopimuksen (jäsenyyden) täytäntöön panemiseksi.)

Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään Suomen Naiskuoroliiton toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen ja yhteydenpitoon jäsenten ja sidosryhmien suuntaan.

• Jäsenyyksien ylläpito (jäsenyysvuodet, merkkitilastot, merkkipäivät)
• Jäsentiedottaminen
• Koulutuksien ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen, tulosten julkaisu)
• Koulutustiedot
• Valokuvaus ja videointi (koulutuksiin/julkisiin tapahtumiin osallistuneilta)
• Sähköinen jäsenviestintä
• Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)
• Laskutus
• Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, luottamushenkilötiedot, yhdistys, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), mahdolliset demografiatiedot (syntymäaika, ruokavalio), laskutustiedot, jäsensuhdetta koskevat tiedot (liittymisvuosi), laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säilytämme rekisteröityneen tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa "Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus" määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Suomen Naiskuoroliiton määräysten mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms. järjestämisen yhteydessä rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille, esim. majoituksen ja ruokailun järjestäjille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).